Менеджеры 19.10.17

Как делегировать задачи, чтобы компания стала единым механизмом

как делегировать задачи, чтобы компания стала единым механизмом

Хотите уходить в отпуск или просто оставлять компанию на какой-то период и не волноваться, что работа остановится?

Тогда вам важно научиться грамотно делегировать задачи. Ведь согласитесь, руководители компаний и владельцы бизнеса иногда годами не уходят в отпуск, потому что боятся по возвращении увидеть печальную картину.

Но почему руководство не решается отдавать функционал подчиненным? Потому что часто проще сделать самому, чем объяснять, что нужно и как, а потом все равно получить не то и переделывать.

Есть еще такие варианты отговорок:

  • У них нет нужных компетенций;
  • Лучше меня все равно никто не сделает;
  • Ваш вариант.

Но с таким подходом руководитель сам создает порочный круг. Вы не делегируете, потому что сотрудники не умеют, а сотрудники не умеют, потому что им никто не поручает выполнять такую работу. Вот и получается, что вы не можете даже на время отойти от дел, ведь на вас завязаны важные процессы.

Но на самом деле нет такого административного процесса, который нельзя было бы поручить другому сотруднику. И качество выполнения в данном случае напрямую зависит от 3-х факторов:

  • Правильность поставки задачи;
  • Уровень компетенции сотрудника;
  • Уровень бизнеса.

В чем суть делегирования

Вспомните или просто представьте: сколько нужно объяснять ребенку, как ходить, чтобы он пошел с первого раза? Нужно не просто объяснить, нужно еще и показать, подержать за руку, поднять его, когда он упадет, и попробовать снова. И так до тех пор, пока неудачные попытки не превратятся в первый, хоть и несмелый, но уже самостоятельный шаг. А дальше нужна только практика, чтобы отточить навык.

С делегированием также, только процесс освоения навыка вашим сотрудником займет гораздо меньше времени. Ему понадобится меньше попыток, чтобы «сделать шаг» самому. Поэтому просто:

  • Поставьте задачу,
  • Объясните, как ее надо выполнить,
  • Покажите пример,
  • Дайте сотруднику попробовать, но наблюдайте, все ли он верно делает;
  • Когда убедитесь, что он хорошо справляется, доверьте ему эту задачу.

Давайте рассмотрим алгоритм делегирования более детально.

1. Составьте список задач, которые вы хотели бы делегировать

Сейчас не думайте о компетенциях сотрудников и имеющихся ресурсах. Просто выделите рутинные процессы в вашей работе, ведь они отнимают ваше дорогое время.

Например, составление отчетов, подсчет показателей эффективности, ответы на звонки клиентов и т.д. Предположим, вы выделили 10 пунктов.

2. Оцените, насколько часто вы делаете эти задачи

Это позволит вам понять, сколько времени в вашем рабочем графике занимает та или иная задача.

Например, клиенты звонят каждый день — частота встречаемости очень высокая, значит, поставьте рейтинг 1 (по шкале от 1 до 10); отчет по рекламе вы делаете один раз в квартал — рейтинг 5, и так далее.

Эти цифры можно внести в таблицу, в которой во втором столбце сверху вниз вы распределите дела от часто до редко встречающихся:

таблица 1Так у вас получится список «срочных важных дел» и список «важных, но не срочных дел».

3. Получившийся список поделите пополам горизонтальной линией

И полученное время запишите в 3-й столбик. Так вы увидите, какая задача отнимает у вас больше всего времени. Например, на дело 4 уходит 10 минут в день, а на дело 2 уходит 40 минут. Первым в рейтинге будет дело 2, далее 4.

таблица 24. Определите, как долго вы делаете каждую задачу

Во втором списке дело 1 будет первым в рейтинге, так как его мы делаем 8 часов и не так часто, а дело 3 занимает 1 час и оно так же не часто выполняется.

5. Выберите список задач для делегирования

Ими станут те задачи, которые встречаются часто и отнимают много времени. В нашем примере это дело 2 и дело 4.

6. Обучите сотрудников

Теперь вам нужно объяснить сотрудникам, которым вы делегируете дело 2 и дело 4, как им следует выполнять эти задачи. Проконтролируйте, чтобы они действительно правильно поняли суть работы. Понаблюдайте, как они ее выполняют. Когда новый навык будет отточен, считайте, вы освободили себя от рутинной работы.

Напоследок

Сотруднику понадобится максимум 2 дня, чтобы освоить выполнение новой задачи. Но сколько времени вы сэкономите на их выполнении в течение года? Пускай по началу у сотрудника будет получаться не так здорово, как у вас, зато совсем скоро он «научится ходить». А у вас появится больше времени на решение более важных стратегических задач.

Если этот пост был для вас полезен, наградите его лайком. Чем больше их будет, тем быстрее я подготовлю новый материал о качественной работе с персоналом.

Хотите попробовать новый способ увеличения среднего чека? Тогда прямо сейчас читайте пост: «Как помочь клиенту сэкономить и при этом продать».

Яна Милюкова

Основатель [Школы эксперта] Специалист по оптимизации бизнес-процессов и системе премирования

Статья была полезной?

Кликайте “Мне нравится” и пишите в комментариях, какие вопросы у Вас остались и какие новые темы Вы хотели бы, чтобы мы разобрали.

СЕКРЕТЫ, О КОТОРЫХ НЕ ЗНАЮТ 95% Ваших конкурентов…

...продающих натяжные потолки

Как получать +50 замеров в месяц, не потратив на рекламу ни копейки

Как получать +50 замеров в месяц, не потратив на рекламу ни копейки

как с помощью акций привлекать в 2 раза больше покупателей

как подавать выгоды предложения, чтобы клиент сразу записался на замер

как делать скидки и увеличивать средний чек

как подтолкнуть клиента обратиться к вам снова

Куда Вам отправить видеоурок?

* Я терпеть не могу спам. Ваши данные в полной конфиденциальности.

Комментарии

Рекомендуем Вам также